Contabilitatea este deosebit de importantă pentru orice firmă, indiferent de domeniul de activitate. Totuși, uneori, din diverse motive, se recurge la schimbarea acesteia ceea ce reprezintă un proces destul de simplu, dacă apelezi la oamenii potriviți și alegi cu grijă o nouă firmă de contabilitate din București sau din orașul tău.
Pași de urmat în schimbarea firmei de contabilitate
Bineînțeles, acest proces trebuie făcut cu grijă, răbdare, îndeplinind toți pașii necesari, astfel încât firma ta să nu aibă de suferit și totul să fie în regulă din punct de vedere legal. Iată care sunt pașii:
Analizează situația actuală a firmei – pentru început trebuie să vezi clar ce se întâmplă, ce nu este în regulă și care sunt motivele care te fac să dorești schimbarea, pentru a ști exact ce cauți pentru o nouă colaborare.
Caută o nouă firmă de contabilitate în București – înainte să renunți la serviciile vechiului contabil, trebuie să te asiguri de faptul că ai găsit altul nou, pentru a nu rămâne descoperit.
Alege cu grijă noile servicii, pentru a beneficia de o colaborare cât mai serioasă și pe termen lung.
Stabilește data la care se va face schimbarea – nu poți să faci o astfel de modificare oricând, deoarece orice firmă trebuie să prezinte rapoarte la final de lună. Schimbarea trebuie să se facă în primele zile ale lunii, indiferent de perioada din an.
Anunță vechea firmă – trebuie să aduci la cunoștința contabilului actual faptul că vei înceta colaborarea, pentru a-i da și lui timp să se reorganizeze.
Împuternicește noul contabil pentru a face schimbările – mai departe, pentru a fi totul cât mai simplu pentru tine și pentru a avea cât mai puțin de umblat cu acte pe la instituțiile statului, lasă totul în grija contabilului. Acesta va știi exact ce are de făcut pentru ca a avea cât mai puține bătăi de cap.
Motivația din spatele unei astfel de schimbări
Cand spunem motivație, ne referim la aspectele care ar trebui să te facă să recurgi la o astfel de schimbare, la nemulțumirile pe care le ai și care te fac să cauți o colaborare cu o nouă firmă care oferă servicii de contabilitate. Care sunt acestea? Îți spunem în cele ce urmează:
– costurile mult prea mari
Serviciile de contabilitate nu sunt printre cele mai ieftine, ceea ce este ușor de înțeles de ce. Însă, dacă cele practicate de firma cu care colaborezi sunt mult prea mari în comparație cu cele din piață și acest lucru nu se justifică, încheierea colaborării ar putea fi explicabilă, mai ales dacă treci printr-o situație financiară nu foarte bună.Totodată, costurile prea mari pot fi date și de complexitatea serviciilor, iar dacă acestea sunt mai mult decât ai nevoie, poți oricând să te reorientezi.
– lipsa unor servicii de care ai nevoie
Dacă necesitățile tale din punct de vedere financiar-contabil sunt mai mari decât ceea ce îți poate oferi firma cu care colaborezi, atunci este bine venită o schimbare. Ai nevoie de specialiști care să te poată ajuta în toate aspectele legate de domeniu, iar cel mai bine este ca acest lucru să vină din partea unei singure firme, nu să mai apelezi și la o terță persoană.
– incompetență
La acest capitol detaliile sunt simple. Dacă firma nu își îndeplinește obligațiile, în cazul în care contabilul cu care colaborezi nu are suficiente competențe și face frecvent greșeli, atunci clar este cazul de schimbare.
– comunicare deficitară
Orice colaborare, pentru a fi eficientă, necesită o bună comunicare. Dacă nu se întâmplă astfel, afacerea ta poate avea de suferit, motiv pentru care alege o firmă de contabilitate din București cu care să rezonezi pe deplin și să comunici foarte bine.
Importanța evaluării oportunității cost-beneficiu când se schimbă firma de contabilitate
Un aspect foarte important de luat în calcul la o astfel de schimbare îl reprezintă evaluarea oportunității cost-beneficiu. Mai exact, trebuie să analizezi bine situația și să vezi dacă decizia schimbării este una benefică din toate punctele de vedere.
Acestea fiind zise, calculează foarte bine costurile pe care le implică schimbarea (cât vor costa serviciile de care ai nevoie, costurile de transfer etc.), beneficiile aduse (dacă sunt intr-adevăr mai avantajoase decât cele actuale), timpul necesar trecerii de la o firmă la alta (nu se va întâmpla totul instant), riscurile ce pot să apară și impactul final care se va reflecta asupra afacerii.
Riscuri în schimbarea firmei de contabilitate
Este normal să ai unele emoții cu privire la schimbarea pe care vrei să o faci, deoarece aceasta implică și anumite riscuri.
În primul rând, riști să pierzi timp, deoarece procesul poate fi unul care se întinde pe o perioadă mai lungă pentru a fi îndeplinite anumite proceduri care nu țin de tine sau de competența noii firme cu care colaborezi.
Apoi, în cazul în care firma nouă lucrează cu alte programe, transferul de date poate fi destul de dificil și unele informații se pot pierde.
Un alt risc ar putea fi acela de a alege o firmă care în aparență pare bine pregătită, apoi să ofere o calitate a serviciilor mai slabă decât cea precedentă. Pentru asta, va trebui să ai mare grijă când faci alegerea.
Alegerea unei noi firme de contabilitate
Sunt câteva detalii pe care trebuie să le urmărești și să le ai în vedere atunci când alegi o nouă firmă de contabilitate din București:
Tarifele practicate – acestea trebuie să fie unele corecte, într-un raport bun calitate-preț și să fie accesibile pentru bugetul de care dispui.
Serviciile oferite – asigură-te de faptul că alegi o firmă cât mai complexă în ceea ce privește serviciile pe care le oferă, pentru a beneficia de tot ce este necesar pe partea financiar-contabilă.
Certificările și acreditările – acestea sunt foarte importante pentru a demonstra faptul că firma funcționează în legalitate și că are anumite competențe de care tu ai nevoie.
Experiența – și acest detaliu este important, deoarece cu cât în spate există o experiență mai vastă, cu atât compania la care apelezi este mai pregătită pentru a rezolva tot felul de situații. În plus, dacă o firmă de contabilitate a rezistat pe piață mulți ani, sigur au fost motive bune pentru asta. Dar, nu este greșit nici să dai șansă și celor noi înființate, mai ales dacă primești recomandări bune.
Schimbarea firmei de contabilitate nu este de speriat. Trebuie doar să fii atent și să iei decizii bune.