1. Gândește-te la scopul și publicul țintă al evenimentului tău
Ce vrei să obții cu acest eveniment? Poate părea evident, dar să te concentrezi asupra scopului evenimentului tău încă de la început te va ajuta să-ți realizezi viziunea. De asemenea, este esențial să identifici publicul țintă pe care dorești să îl atragi și să începi să te gândești la un plan bun de marketing și promovare. Dacă ai în vedere un public țintă mai tânăr, cel mai probabil îl vei găsi pe platformele de socializare precum TikTok, în timp ce canalele consacrate precum Facebook funcționează mai bine pentru un public mai matur.
2. Setează un buget de eveniment
Vrei să organizezi un eveniment pentru a obține profit sau pur și simplu pentru a-ți acoperi costurile? Poate că scopul evenimentului tău este de a strânge fonduri pentru o organizație caritabilă sau o cauză bună, sau îți dorești să organizezi un eveniment corporate sau o lansare de produs. Biletele vor fi gratuite sau contra cost – și dacă se plătesc, cât vor costa? Unde se va ține evenimentul, câți invitați vei avea?
Indiferent care este viziunea ta, răspunsurile la aceste întrebări te vor ajuta să te concentrezi asupra aspectelor financiare ale evenimentului, indiferent de tipul de eveniment pe care îl organizezi.
3. Alege data și locul de desfășurare
Abordarea acestor detalii cheie încă de la începutul procesului de planificare a evenimentului înseamnă că le vei putea împărtăși cu potențialii speakeri sau invitați, creând o propunere mai clară și mai valoroasă.
Gândește-te la ceea ce ai nevoie de la locul de desfășurare (locație, accesibilitate, saloane disponibile, capacitate de locuri, facilități de bucătărie, licență alcoolică și așa mai departe) și la perioada anului cea mai potrivită evenimentului, apoi planifică-ți niște vizionări.
4. Discută cu furnizorii, speakerii, invitații muzicali
Următorul pas de luat în considerare atunci când organizezi un eveniment este căutarea celor mai buni și potriviți furnizori. De la DJ și decoratori la catering, open bar, chiar și actori, dansatori, o mare parte din succesul evenimentului tău se bazează pe capacitatea ta de a găsi oameni extraordinari cu care să lucrezi.
Acum este și momentul să vorbești și cu prezentatorii, speakerii sau invitații muzicali speciali dacă sunt disponibili, dacă se potrivesc cu tematica evenimentului tău, la ce tip de evenimente au mai participat și ce tip de public par să atragă.
5. Planifică măsuri de sănătate și siguranță
Atunci când organizezi un eveniment, trebuie să te gândești și la măsurile necesare de sănătate și siguranță ca să fii acoperit pentru toate eventualitățile. Prin urmare, organizează o evaluare a riscurilor și elaborează un plan de sănătate și siguranță pentru a proteja furnizorii și participanții de potențiale probleme.
În aceste vremuri imprevizibile, restricțiile pot însemna măsuri de distanțare socială sau cerințe stricte privind echipamentul individual de protecție (EIP), așa că informează-te și asigură-te că totul este organizat în maximă siguranță.
6. Savurează evenimentul corporate pe care l-ai creat
Deleagă acolo unde este posibil, ascultă sfaturile planificatorilor de evenimente cu experiență și nu îți fie teamă să ceri ajutor. Asta înseamnă să comunici altor persoane detalii importante, cum ar fi orarul și datele de contact ale speakerilor sau invitaților muzicali, astfel încât să existe întotdeauna cineva la îndemână cu informații esențiale despre eveniment atunci când este nevoie. Odată ce totul pare că se așază cum trebuie, relaxează-te și savurează evenimentul pe care l-ai creat.
Importanța procesului de organizare a unui eveniment
Dacă aloci timp pentru a planifica un eveniment cu patru până la șase luni în avans, acest lucru te va ajuta să transformi orice idee într-un eveniment de succes. Îmbunătățește-ți abilitățile de organizator de evenimente și folosește acești pași de gestionare a evenimentelor pentru a evita orice problemă de ultim moment și pentru a crea o experiență unică și memorabilă pentru publicul tău.
Ballroom-ul Events Garden by Nabucco din Ploiesti oferă o locație superbă pentru evenimente, punându-ți la dispoziție o echipă de profesioniști în managementul detaliului, gata pregătiți să îți fie de ajutor în crearea evenimentului dorit. Ești pregătit să organizăm următorul tău eveniment?