Biroul este un element esențial pentru orice companie, deoarece are impact direct asupra funcționării, performanței și succesului acesteia. Un spațiu de lucru potrivit susține și promovează obiectivele și valorile firmei, contribuie la creșterea și dezvoltarea sa, reflectă imaginea și identitatea societății și influențează percepția clienților, partenerilor și angajaților față de organizație. Practic, este mai mult decât un loc unde se desfășoară activitățile zilnice, de aceea trebuie avute în vedere câteva aspecte importante pentru alegerea unui spațiu office adecvat:
1. Zona în care este localizat biroul
O locație bună poate atrage mai ușor clienți, dar și angajați talentați, lucru ce contribuie la creșterea afacerii și a reputației. Pe piață există o ofertă vastă de închirieri birouri pentru persoane juridice, însă trebuie să te asiguri că alegi o zonă accesibilă, cu acces facil la mijloacele de transport în comun, locuri de parcare, magazine, restaurante și bănci. Oamenii își doresc să piardă cât mai puțin timp pe drum când vin la birou, așa că locația are un cuvânt important de spus când vine vorba de productivitate și satisfacție.
2. Dimensiunea și designul biroului
Trebuie să știi că un birou spațios și bine proiectat poate îmbunătăți eficiența angajaților și creează o impresie bună clienților, partenerilor și investitorilor. Este necesar să evaluezi nevoia de spațiu a afacerii tale și să stabilești care va fi suprafața biroului închiriat. Ai grijă să iei în calcul locul pe care îl ocupă accesoriile și echipamentele și mărimea echipei actuale, dar și posibilitățile de extindere în viitor.
Pe lângă dimensiune, acordă atenție și designului. Biroul reflectă imaginea și identitatea companiei, iar dacă este bine amenajat și întreținut oferă o impresie pozitivă și consolidează reputația firmei.
3. Facilitățile și serviciile oferite
Cercetează dotările tehnice și serviciile disponibile în clădire, cum ar fi securitatea, curățenia, accesul la internet de înaltă viteză, contorizarea separată, precum și facilitățile comune, de exemplu sălile de conferințe, zonele de relaxare sau bucătăria. Biroul servește ca punct central pentru activitățile de zi cu zi ale companiei, iar serviciile și facilitățile adecvate pot contribui la eficiența și confortul angajaților, facilitând realizarea sarcinilor și menținând un mediu de lucru plăcut.
4. Costurile închirierii biroului
Este indicat să stabilești un buget realist pentru închirierea biroului și să te asiguri că vei putea acoperi toate sumele aferente, cum ar fi chiria, utilitățile și întreținerea. Astfel, poți să eviți cheltuielile excesive și să menții costurile sub control, în timp ce resursele financiare ale companiei sunt utilizate eficient.
5. Flexibilitatea contractului
În principiu, orice viitor chiriaș trebuie să înțeleagă termenii contractului de închiriere pentru a putea verifica dacă sunt flexibili pentru a permite ajustări în funcție de nevoile afacerii, cum ar fi extinderea sau reducerea spațiului. Fiecare clauză în parte trebuie analizată și, dacă este cazul, negociată cu proprietarul, așa că poți lua în considerare consultarea unui expert imobiliar pentru a te asigura că înțelegi toate aspectele legale și că negociezi cele mai bune condiții pentru închirierea biroului.
6. Costurile ascunse
Încearcă să fii conștient de toate costurile implicate în închirierea biroului, inclusiv costurile de renovare, întreținere, taxe și asigurări. Spre deosebire de chiriașii persoane fizice din spațiile rezidențiale, companiile pot fi obligate să plătească toate reparațiile, cu excepția acoperișului, a pereților exteriori și zonelor comune.
7. Vecinătatea și locurile de parcare
Analizează atent mediul înconjurător și vezi dacă zona este compatibilă cu nevoile afacerii tale, cum ar fi prezența altor companii similare ori complementare, sau accesul la servicii și magazine necesare. Locația respectivă poate influența imaginea companiei, precum și posibilitatea de a interacționa cu parteneri de afaceri și potențiali clienți. De asemenea, nu trece cu vederea importanța locurilor de parcare. Chiar dacă poate părea un aspect nesemnificativ, în realitate oamenii cu care vei interacționa sunt foarte atenți la acest criteriu.
În funcție de natura și dimensiunea firmei, un birou poate fi un simplu spațiu de lucru sau poate include mai multe facilități și caracteristici. Totuși, un mediu de lucru confortabil, funcțional și estetic plăcut înseamnă satisfacție crescută și productivitate înaltă, așa că ai grijă să alegi un loc unde oricine să se simtă valorizat și motivat să contribuie la succesul companiei!